FORRÁS: www.momentin.hu

leltározással kapcsolatos törvényi kötelezettségeinknek kétféle módon tehetünk eleget: vagy egyeztetéssel (analitikák és főkönyv), vagy mennyiségi felvétellel. Bejegyzésünkben igyekszünk irányt mutatni, és reményt adni a mennyiségi felvétellel történő leltárfelvétel kalandos útvesztőiben, hogy a következő leltáresemény gördülékenyebben mehessen végbe.

A vállalkozások életében, illetve az üzleti tevékenységek során különböző leltári igények keletkezhetnek, melyek elvégzéséhez elengedhetetlen a megfelelő leltározási módszertan és technológia kiválasztása. Hogy pontosan milyen módszertanok ismertek, illetve melyiket, mikor érdemes választanunk? Íme a lehetőségek:

• Vak leltár: A számolási tevékenység teljes körű egyeztetés nélkül fejeződik be. Az ellenőrzés csak mintavétellel történik.

• Ikerleltár: Egymástól függetlenül két különböző leltározó ugyanazt a terméket egyszer-egyszer megszámolja. A számolási eredmények összevetését követően a különbözőségeket még egyszer egy, harmadik leltározó megszámolja. Ha a harmadszorra számolt mennyiség az első kettő valamelyikével megegyezik, akkor azt elfogadjuk végleges eredménynek, ha nincs egyezés, akkor egy negyedik ember is megszámolja, szuperellenőrzi, és az ő számolási eredményét tekintjük véglegesnek.

• Tükörleltár: A vállalatirányítási rendszer elméleti készletértékeivel vetjük össze a számolt értékeket (lokáció, vagy termék alapon), és a különbözőségeket újraszámoljuk.

• Statisztikai mintavételes leltár: Matematikai-statisztikai alapon választott cikkszám/lokáció kerül kiválasztásra, majd mennyiségi felvételre. A kiválasztott számolt eredményeket összevetjük az elméleti készletértékkel, és amennyiben a különbözőségek mértéke nem sérti a készlet teljességére vetített eltérés előzetesen várt mértékét, akkor a leltár befejezhető. (Magyarországon ez a típus viszont nem tekinthető mérleg alátámasztó leltárnak)

A választást döntően a módszertanok által nyújtott pontosság és költségtényezők befolyásolják. 

A vak leltár mind a pontosság, mind a költségek tekintetében az alacsony színvonalat képviseli. Így ennek alkalmazása alacsony értéksűrűségű, tömegtermékek esetén ajánlatos.

A statisztikai mintavételes leltárhoz elengedhetetlen a pontos elektronikus készletnyilvántartás, következésképpen a könyv szerinti érték és az aktuális érték maximum 2%-ban térhet el. Jellemzően raktárakban használjuk ezt a módszertant, ahol a készletmennyiség igen magas (minimum 1000 db-os szortiment, termékféleség), és fennáll a Pareto-elv, azaz, hogy a szortiment 20%-a képviselje a készletérték 80%-át. Előnye, hogy alacsony költség mellett számos esetben elfogadható pontosságot nyújt.

Az ikerleltár alkalmazása akkor célszerű, amikor nincs folyamatos elektronikus készletnyilvántartás, vagy annak működtetése meglehetősen laza keretek között történik. Az ikerleltár erőforrás igénye a többi módszertanhoz képest nagyobb mértékben függ a számolók/szkennelők pontosságától, monotonitástűrő képességétől. Ezen leltártípus költségterhe legalább közepes értéksűrűségű termékek esetén javasolt.

A tükörleltár közepes költség mellett magas pontosságot biztosít, így alkalmazási területét tekintve elsősorban raktárakban célszerű, de kiskereskedelemben is erősen ajánlott. A kiskereskedelemben a hatékony lebonyolítás szakszerű előkészítést igényel a leltári szempontból könnyen kezelhető tárhely szintű készletinformációk hiánya miatt. Pontossága tapasztalataink szerint csak kicsivel múlja alul a tükörleltári módszertan által biztosítottat, bár ennek megítélése számos tényezőtől függ.

A leltározási módszertan kiválasztásának jelentős hatása van a valós készletmennyiség pontos meghatározására, de ezen kívül még az objektivitás is kardinális jelentőséggel bír.

Az objektivitásnak alapvetően két sarokköve van:

• Az egyik, hogy nem alkalmazunk olyan módszert, ahol a leltározó előtt ismertté tesszük az elméleti készletértéket, mert az túlságosan „megvezetheti” számolási motivációját.

• A másik pedig, hogy úgy alakítjuk ki a csapatot, hogy ne legyen olyan leltározó, aki a mindennapi munkája során is az adott készlettel foglalkozna, mert így elvesszük a teret arról, hogy „háttér kalkulációk” mentén alakuljon ki a leltár eredmény.

Az objektivitás emberi tényezőjének minimálisra csökkentése, vagy eliminálása meglehetősen nehéz feladat, amíg az ember a saját keretein belül gondolkodik, de kitekintve található olyan szolgáltató ma a magyar piacon, aki ezt a nehézséget ki tudja küszöbölni.

Leltározás, mint kiszervezett tevékenység

A leltározási feladatot olyan vállalat látja el, melynek ez a kulcstevékenysége, így azt a megbízó vállalatnál hatékonyabban, akár magasabb minőségi szinten képes elvégezni. Eközben pedig a megbízónak is több szabad kapacitása marad, melyet saját főtevékenysége ellátására allokálhat.

Kiszervezéssel olyan előnyökre tehet szert, mint a

• pontos, objektív kép a készletállományáról

• kontrollálható leltározási költség

• legkedvezőbb időszakban elvégzett leltár (éjszaka, vasárnap, ünnepnapokon stb.)

• fő feladatukra koncentráló, elégedett dolgozók.

Így a leltározás kiszervezése nem csak nagyobb költséghatékonyságot, és a mindennapi tevékenységek gördülékenységét jelenti, hanem ekkor élhetünk a régi mondás erényével is, miszerint

„a megfelelő ember a megfelelő munkát végezze”

KÉSZÍTETTE: Puskás Eszter & Takács András

FORRÁS: www.momentin.hu

Egy vállalat eladása igen bonyolult üzleti folyamat. Ilyenkor a központi kérdés, hogy mennyit is ér a cégem, vagyis inkább, hogy mennyit fizetnek érte? A cégérték meghatározása minden cégeladásnál kulcsfontosságú, hiszen vevőként nem szeretnénk többet fizetni a tényleges értéknél, míg eladóként nem szándékozunk kevesebbet kapni.
A cégérték számos nehezen mérhető tényező értékéből, és néhány konkrétan értékelhető részből áll. Az egyik ilyen konkrétan értékelhető rész a cég birtokában lévő készletek számossága, értéke.Célszerű legalább a konkretizálható értékekben biztosra menni, ezért kell leltározni minden cégértékesítés előtt.

Mit is kell a cégeladáskor készült leltárnak tartalmaznia? Milyen módszert alkalmazzunk?

Összegyűjtöttünk néhány dolgot, ami segíthet, hogy a teljes leltározási folyamatot sikeresen hajtsuk végre az akvizíció során:

Értékelési módszer választása

Az eladónak és a vevőnek meg kell egyeznie, hogy milyen értékelési módszert alkalmaznak leltározáskor. Általában az áru jelenlegi eladási értékét használják fel, hiszen az eredeti beszerzési ár nem tükrözi a tényleges aktuális értéket.

Várható érték rögzítése

Tanácsos a megállapodásban rögzíteni a leltár várható értékét. A korrekt üzlet érdekében az eladási ár annak megfelelően módosul, hogy a tényleges készlet a becsült értékhez képest több, vagy kevesebb lesz. Ezzel elkerülhetjük az esetleges konfliktust a két fél között.

Selejtek kiválasztása

Elengedhetetlen, hogy minden elem minőségét és állapotát feljegyezzük. Szelektáljuk a termékeket, melyeket lehet teljes áron eladni, vagy melyeket csökkentett áron (ritkább esetben növelt), és ekkor a változás mértékét is rögzítsük. Fontos kizárni az értékelésből azokat, melyek eladhatatlanok.

Pontosság fontossága

Ha egy mód van rá, akkor ne becsüljük meg készletünket, de ha másképpen nem megy, vagy nem érdemes, akkor is hagyatkozzunk szakértői becslésre, vagy becslési módszertanra. A cégérték kalkulációhoz elengedhetetlen, hogy rendelkezésére álljanak a készletek egzakt adatai. Figyeljünk rá, hogy minden termék és anyag leltárfelvételre kerüljön!

Fizikai számlálás szükségessége

A leltározásnál a fizikai számlálás nélkülözhetetlen attól függetlenül, hogy rendelkezünk-e készletkezelő szoftverrel, hiszen ezen adatbázisok nem minden esetben tükrözik a valóságot. Bevételezési, rögzítési, vagy anyagkiadási pontatlanságok esetleg szoftver hibák, illetve dézsmálás is előfordulhat, amit a programunk nem jelezhet ki.

Leltározás együtt

Javasolt, hogy a leltározás egy részét a vevő és az eladó együtt végezze. Ezzel meggyőződhetünk róla, hogy a termékek értékesítése megfelelő elv alapján történik, illetve a számlálás, és rögzítés is kifogástalan.

Objektív harmadik fél: Leltározási szolgáltató alkalmazása

Túl sok terméket kéne megszámolni? Ijesztően sok energiát és időt venne igénybe? Konfrontálódás érezhető a vevő és az eladó között? Egy független, objektív szolgáltató megbízása feloldja ezeket a problémákat.

Egy specializált cég pontosabban és hatékonyabban képes elvégezni a leltározással kapcsolatos teendőket, így biztosított az adás/vétel sikeressége a készletmennyiségek meghatározás tekintetében.

KÉSZÍTETTE: Puskás Eszter & Takács András

Forrás: www.momentin.hu

Legtöbbször természetesnek vesszük, hogy leltár idejére bezárjuk üzletünket, vállalatunkat. Elfogadott tényként kezeljük az ezzel járó veszteségeket, miszerint ez idő alatt nem tudunk kereskedelmi tevékenységet folytatni, így a vevői igényeket kielégíteni. Minden leltár elteltével várjuk, hogy a következő alkalommal majd csak rövidebb lesz a leltár miatti zárva tartási idő… de Albert Einstein szavaival élve

„Az őrültség nem más, mint ugyanazt tenni újra és újra, és várni, hogy az eredmény más legyen.”

Így a leltározás miatti veszteségek minimalizálásáért tennünk is kell!

Az ügy további fontosságát érzékelteti, ha vásárlói szempontból is végiggondoljuk a kérdést, mivel az ügyfelünk csalódott lesz, ha a keresett bolt ajtaján az alábbi táblát találja:

Ha webáruházunk van, akkor sem jobb a helyzet, mert a legújabb kutatások szerint ~30 másodpercünk van arra, hogy megragadjuk a vevőinket, és ha azt találja, hogy leltár miatt térjen vissza holnap, akkor biztosan „keresztet vethetünk” a leltáridő alatti vásárlási igényre. 

A leltár időzítése kardinális kérdés tehát, hiszen mind a vevő mind a vállalkozó szempontjából fontos, és sokszor dühítő is, ha ezt a természetesnek vett nyitvatartási időben végezzük. Mennyire csökkenthető a zárási idő? Hogyan tudjuk elkerülni a „Leltár miatt zárva” tábla kihelyezését? Mi erre a megoldás?

Ideális eset a leltár elvégzésére, ha azt olyan időszakban végezzük, amikor a bolt egyébként is zárva van, mint például:

• vasárnap
• éjszaka
• kora reggel
• ünnepnapon
• stb.

Ennek a megvalósításkor viszont felmerül egy újabb probléma. Ki és hogyan végezze el a leltárt ezekben az időszakokban? A munkáltató a munkavállalókat a cég munkaidejére alkalmazza, így ezekben az időkben a dolgozók alkalmazása (nem kis) plusz költséget von maga után. Nem beszélve arról, hogy a dolgozók munkamorálja, és a csapat kedve sem lesz éppen üdítő, ha a napirendjüket az ilyesféle plusz munkákkal borzoljuk.

Nem mondjuk, hogy az egyetlen út a leltározás kiszervezése, de hosszútávon a leghatékonyabb és a legkényelmesebb az biztos. Miért mondjuk ezt?

Mert mindenki megszervezheti magának is a leltárát, akár külsős dolgozókkal, akár éjszaka is, csakhogy akkor a szervezési (pl.: munkaidő beosztás, kellék beszerzés stb.), betanítási nehézségek mind-mind a cég egy emberének nyakába zuhanhat. Ezek akár nagy stresszel is járhatnak egy-egy embernek, aki(k) tapasztalataink szerint a leltárt követő héten biztosan „szabadságon” lesz(nek)… További nehézségek lehetnek, ha 

FORRÁS: www.momentin.hu

Összegyűjtöttünk néhány dolgot, ami segíthet minket a hatékony és pontos leltárkészítésben:

1. A számolást szisztematikusan végezzük el. Jelöljünk ki leltárhelyeket, jelöljük precízen a leltárhelyek aktuális státuszát (számolt, ellenőrzött stb.), és azt rögzítsünk meghatározott időközönként, hogy láthassunk a leltári ütemünket. Ezáltal megválaszolhatóak azok a bizonyos kérdések, mint „mikor végzünk már?”
2. Igyekezzünk azonos idő alatt leltározható leltárhelyeket kijelölni, ha erre nincs lehetőségünk, akkor lássuk el a leltárhelyeket priorszámmal, és az alapján osszuk ki a feladatokat. A hosszabb leltáridővel rendelkező leltárhelyeket először! Az LPT szabálynak (Longest Processing Time) megfelelően.
3. A leltárcsoportok, és a leltárhelyek kiosztását végezzük, hogy várhatóan minden csoport azonos időben végezzen. Ezzel érhetjük el, hogy az adott technológiai szinten a legkisebb átfutási idővel tudjunk leltározni.
4. A már elkészült lokációkat jelöljük meg, hogy ne dolgozzunk velük feleslegesen újra. Erre a célra nagyon jól használhatók például színes papír cetlik, vagy egy alkalmas leltár szoftver. A sérült termékeket érdemes egy külön kijelölt helyre gyűjteni. Jelöljük meg őket, és döntsünk a sorsuk felett; javítást vagy selejt.
5. A selejtezésen, vagy idegen árun kívül a leltár alatt ne mozgassunk leltározandó terméket, eszközt, hacsak a leltárutasítás másként nem rendelkezik.
6. A folyamat közben lehetőleg ne adjunk új cikkelemet a készlethez, csak akkor, ha elfogadott protokoll szerint tudatosan felkészültünk rá. Bármilyen új árut érdemes félretenni, és csak a leltár után rögzíteni a rendszerben.
7. A folyamatot jelentősen könnyebbé és gyorsabbá tehetjük, ha vonalkódolvasóval dolgozunk, és az adatokat rögtön elektronikusan rögzítjük, és elektronikusan módosítjuk is az ellenőrzés során.

A leltár végeztével ne felejtsünk el köszönetet mondani a dolgozóinknak! A munka folyamatos figyelmet igényel, esetenként fizikailag is fárasztó vagy monoton lehet. Fejezzük ki elismerésünket a munkájukért.

KÉSZÍTETTE: Mentés Dorina & Takács András

FORRÁS: www.momentin.hu

Az hogy évente hány alkalommal érdemes leltároznunk, főként attól függ, milyen pontosan szeretnénk nyomon követni a vállalat operatív folyamatait, aminek azért számos előny lehet, mint

1. bevételezési, vagy éppen eladási (kiadási) anomáliákra való fényderítés (milyen cikkszámon vesszük be, milyen társított termékei vannak, mekkora egy szett stb.)
2. a gyakori valóságos készlet meghatározással, javul a kiszolgálási színvonalunk, mert
3. a készletezési stratégiánk valós bemeneti adatokon nyugodhat, így a termékek rendelkezésre állása is javul, (a vásárló nagyobb %-kal fogja megtalálni a boltunkban a megszokott termékét)
4. csökken a belső eltulajdonítási hajlandóság (erősebb kontroll a belső készletkezelési tevékenységen)
5. a leltárt követően egy rendezett polckép fogadja a vásárlót

De még akkor is ott a kérdés, hogy évente, félévente, negyedévente, vagy havonta leltározzunk? Ha a fentiek alapján még mindig nem tudjuk eldönteni, akkor megosztunk néhány iparági tapasztalatot.

A vendéglátóiparban; mint például hotelekben, éttermekben bevett szokás a havi rendszerességű teljes körű leltárkészítés. Ez lehetővé teszi az ételek és italok fedezeti mutatójának folyamatos felügyeletét, így veszteségesség esetén azonnali intézkedéseket tehetünk.

Ehhez képest az FMCG (fast-moving consumer goods − napi fogyasztási cikkek) szektor kiskereskedelmi üzletei éves szinten 1-4 alkalommal készítenek leltárt. Azonban azoknak a vállalatvezetőknek, akik évente csak egyszer veszik számba a teljes raktári, vagy áruházi készleteiket, sokkal kevesebb lehetőségük van a gazdasági mutatók kontrollálására. Mivel éves gyakoriságú leltározás esetén csak az év lejártával kapunk képet a mutatók valóságosságról. Ha az eredmény nem felel meg az elvártaknak, már nincs, vagy lehet, hogy csak későn van lehetőségünk a problémákat orvosoló változtatásokra. Ennek elkerülése érdekében sok vállalatvezető készít negyedévente leltárt, melynek eredményét a számviteli beszámolókkal együtt vizsgálják. Így bármilyen probléma felmerülése esetén, késedelem nélkül végezhetők el a szükséges módosítások.

Egyéb olyan kiskereskedelmi üzletágakban, mint a ruházati, drogéria, cipő, hardver vagy ajándéküzletekben az éves leltár események száma kiváltképp attól függ, hogy mennyire jellemzőek a hiányok. Azonban ahhoz, hogy figyelemmel kísérjük készleteinket, nem feltétlenül szükséges mindig teljes leltárt készítenünk. Egy bizonyos részleg, vagy termékcsalád elkülönítése sokat segíthet abban, hogy naprakész készletinformációkkal rendelkezzünk, illetve fontos következtetéseket vonjunk le az eltérésekből. Az eljárás lehetővé teszi, hogy eredményesen kezeljük készleteinket, azonban ehhez elengedhetetlen ezen eltérések folyamatos nyomon követése.

KÉSZÍTETTE: Mentés Dorina & Takács András

FORRÁS: www.momentin.hu

Valós idejű leltározási technológia

A technológia lényege, hogy a mobil adatgyűjtő eszközök ekkor folyamatos azaz „real time” kapcsolatban vannak a központi információs rendszer szervergépével, mely számos előnyt biztosít.

Előnyök:

• Nagymértékben elimináljuk a hibaforrásokat: hiszen az adat a felvevőtől közvetlenül az adatbázisba jut, továbbá a közvetlen adatkommunikáció révén kikerülhető olyan terméken lévő vonalkódok rögzítése, mely nem található meg a központi adatbázisban.
• Gyorsítja a folyamatot: a folyamatos adatkapcsolat révén elkerülhetőek az offline készülékek letöltéséből eredő várakozások.
• Automatizált feladatkiosztásra nyílik lehetőségünk: mivel folyamatos kapcsolatban vagyunk a leltározókkal, azonnal reagálhatunk egy feladat befejezésére, így a leltározói várakozásból eredő veszteségeinket is csökkenthetjük.

Biztosítja a távoli nyomon követhetőségét: ezáltal a vállalat vezetői, tulajdonosai is tulajdonképpen „jelen” lehetnek a leltározás során.

Mibe kerül mindez:

• Beruházási költség: A főbb veszteségforrásainkat elimináló technológiát természetesen meg kell fizetni, melynek áldozati költsége jelentősnek mondható, főleg úgy, hogy egy WIFI-s mobil készülék egységára akár több is lehet, mint félmillió forint, és akkor még nem is beszéltünk a szerver oldali fejlesztésekről.
• Hálózat kiépítés: a technológia alkalmazásakor azért egyelőre számolni kell az internet elérési bizonytalansággal, melynek kitettsége ugyan egy belső hálózattal csökkenthető, némi előny (pl.: távoli nyomon követhetőség) korlátozásával.

Cikksorozatunk elején említett két lehetséges valósidejű leltári technológia a vonalkód alapú, illetve az RFID alapú. A vonalkód alapú már széles körben ismert, így azzal most nem is szaporítanánk a szót. Az RFID technológia alkalmazásához szükség van úgynevezett „RFID tag”-re (amely a leltározandó terméken van), ami egy lehelet vékony csip, egy RFID olvasóra, és egy az előzőekben ismertetett szerver oldali alkalmazásra, mely az RFID olvasóból érkező adatokat kezelni tudja.

A leltározás ilyenkor úgy működik, mintha csak végig legyeznénk az RFID tag-gel ellátott leltározandó termékeinket, mellyel el is végeztük a „számolást”.

A technológiaváltás alternatívái

Hogy megéri-e a technológia váltás árát kifizetni a programozóknak, valamint a mobil-eszközbeszállítóknak, csak a leltározás kedvéért? Bizonyára csak rendkívül hosszú távon térülne meg a befektetésünk, ha egyáltalán megtérülne (meglehetősen iparágfüggő). Egy specifikus cégnek, aki leltárhoz kapcsolódó mennyiségi felvétel lebonyolítással foglalkozik, megéri beruházni a technológiába, hiszen ez jelent számára a piaci rést. Ezek fényében meglehetősen kézenfekvő a válasz, hogy többek között a technológia váltás előnyeit leginkább egy külső leltári szolgáltató révén lehet maximalizálni.

 FORRÁS: www.momentin.hu

Offline vonalkód olvasóval végzett leltározás

A korábban részletezett papír alapú leltározáshoz képest hatalmas előnyei vannak még az offline vonalkód olvasó eszközök alkalmazásának is. Nézzük meg, mivel nyújt többet ez a technológia.

Előnyösebb, mert:

• Sokkal pontosabb: nemcsak a termékazonosítás (cikkszám-összeolvasás) hibázási lehetőségét
  
  minimalizálja, de az adatok közvetlen digitalizálásával járó (a leltárbizonylatról való elektronikus rendszerbe való) adatbeviteli hibaforrást is elimináljuk.
• Lehetővé teszi külső munkavállalók bevonását: mivel nem szükséges termékismeret, így lehetővé teszi kiszervezett munkaerő alkalmazását, amely nem csak nagyobb költséghatékonyságot, és a mindennapi tevékenységek zavartalanságát jelenti, hanem ekkor elérhetjük, hogy a megfelelő ember a megfelelő munkát végezze. Értjük ezalatt, hogy a leltározáshoz kapcsolódó mennyiségi felvételhez nem szükséges például egy pénzügyi középvezető képessége, és ahhoz kapcsolódó vezetői fizetés, vagyis leltári költség. (azért hozzuk ezt a példát, mert a cégek a saját erőforrásból táplálkozó leltározáskor „minden dolgozójukat” be szokták vonni).
• Biztosítja a távoli nyomon követhetőség lehetőségét: ezt a funkciót ügyvezetők, tulajdonosok kedvelik, akik nem tudnak minden leltáreseményen jelen lenni. Azonban a technológia ezt a funkciót csak abban az esetben képes támogatni, ha a szerver oldali alkalmazás web alapú.

Mivel kell számolnunk:

• Van beruházási költsége: a technológia alkalmazása csak egy szerver oldali szoftver segítségével lehetséges, amely a mobil adatgyűjtő eszközök által digitalizált vonalkódonkénti mennyiségeket aggregáltan kezeli, amihez természetesen szükség van egy helyszíni szervergépre, melynek alsó határa is többszázezer forint. Ez a technológia beruházás tekintetében valahol félúton helyezkedik el a papíros, és valós idejű technológiák között.
• A mobil adatgyűjtő eszközök számossága korlátozhatja a leltározók számát: A cikkszám-összeolvasás pontosságának oltárán feláldoztuk azt, hogy alacsony költségen több embert bevonhassunk a leltárunkba, ezzel rövidítve a leltározásunk átfutási idejét, hiszen minden plusz ember alkalmazása, újabb eszközigényt jelent.
• Igényel betanítást: Ahhoz, hogy a leltározók el tudják látni a feladatot, a papíralapú leltári ívekkel ellentétben, először szükséges a készülékek használatának betanítása, ami ismét extra költségeket igényel.

FORRÁS: www.momentin.hu

Ebben a bejegyzésben a különböző leltározási technológiákat, illetve azok előnyeit és hátrányait járjuk körül.A működési elvek tekintetében három alaptechnológiát különböztethetünk meg, mégpedig:

• Papíralapú leltározási technológia
• Offline vonalkód olvasó végzett leltározási technológia
• Valós idejű leltározási technológia
  • Vonalkód technikával
  •  RFID technikával

A technológiai fejlesztés célja, hogy minél hatékonyabb legyen a leltározási folyamatunk. A leltározó eszközökkel kapcsolatos lehetőségeink szinte határtalanok, gondoljunk csak az RFID-s alapokon nyugvó leltározásra, ahol akár 12.000 terméket is „megszámolhatunk” 1 óra alatt, összevetve egy papíralapú megoldással, ahol már az óránkénti 200 termék is szép eredménynek mondható. Nagyratörő elképzeléseinknek legtöbbször azért van, ami határt tud szabni, a pénztárcánk. De tekintsük át röviden mindegyik leltári technológia előnyeit és hátrányait. Lássunk, mivel lehetünk többek a magasabb technológiai színvonalra váltunk. Illetve, cikksorozatunk végén egy kicsit részletezzük, hogy a technológiaváltásnak milyen alternatívái vannak, hogy ne kelljen több 10 milliós beruházásokba belekezdenünk.

Papíralapú leltári ívek

A technológiák közül a papíron vezetett leltárkészítés az egyik „legősibb”, ebből kifolyólag legalább széles körben ismert módszer. De tekintsük át, mivel is kell számolnunk, ha emellett tesszük le a voksunkat.

Jól járunk, mert:

• Alacsony a beruházási költsége, hiszen semmilyen elektronikus eszközre nincs szükség
• Rövidebb eligazítással munkába állítható a munkaerő: nincs szükség elektronikus eszköz-használat betanítására „csak” a leltárfelvételi folyamatok ismerete szükséges
• A dolgozói létszámot nem korlátozza az elektronikus eszközök száma: leltárba bevonható emberek számának, csak koordinációs képességeink szabnak határt, akár annyi leltározónk is lehet, mint leltárbizonylatunk (elrugaszkodott példa), mert a papírt úgyis ki kell nyomtatni.

De ezekkel a hátrányokkal számolnunk kell:

• Nagy a hibázás veszélye: a felsorolt technológiák közül ennél van a legtöbb hibázási lehetőség. Nemcsak a számolási pontatlanság, de egy-egy sor összekeverése a leltárbizonylaton, vagy magának a bizonylatnak az elvesztése is komoly hibaforrást jelent.
• Dolgozókat kell kivonni az értékteremtő folyamatokból: a leltár elkészítéséhez kiemelt fontosságú a dolgozók termékismerete. Így előfordulhat, hogy olyan munkaerőt kell a leltározás miatt a főtevékenységétől elvonni, aki saját feladatkörében nehezen pótolható, így annak áldozati költsége jelentős is lehet (például a mérnöki osztály munkatársainak bevonása a számolásba, érezhetően nincs pénzügyi jellegű kompetencia igénye a mennyiségi felvételnek).
• Jelentős mértékben terheli a környezetet: gondoljunk bele a rengeteg, akár feleslegesen kinyomtatott dokumentumba.

Következő bejegyzésünkben lépünk egy nagyot, hogy megnézzük, ehhez képest mit tudnak nyújtani a technikai eszközök.

 FORRÁS: www.momentin.hu

Ahogy már említettük, a leltár hatékony lebonyolításának alapja a megfelelően tervezett, szervezett munkafolyamat, és természetesen a tervezett rend betartásához szükséges koordinálás. Azonban ne feledjük el, hogy szűk értelemben véve nem a leltári menedzser, és nem is a menedzser csapat végzi el a leltározást, hanem az operatív leltározók látják el, így kiemelt fontosságú a megfelelő munkaerő kiválasztása.

Mivel a leltári eredmény kulcsfontosságú gazdasági, és vállalati döntések alapjául szolgál, dolgozóink precíz munkavégzése létfontosságú. Ehhez természetesen olyan tulajdonságok szükségesek, mint a biztos számtani- és koncentrációs készségek, vagy a monotonitás tűrés, türelem stb. Ezek olyan képességek, melyeket tesztekkel lehetséges, és érdemes is felmérni a dolgozók kiválasztása során. Azonban figyelembe kell venni a motiváltság igen meghatározó tényezőjét is, hiszen hiába alkalmas valaki a feladat kiváló elvégzésére, ha egyáltalán nem érdekelt a minőségi munkavégzésben, és a termékek helyett inkább a munkaidőből még hátralévő „szörnyű” perceket számolja. Ezért a motiválásra különleges hangsúlyt kell fektetnünk, legyen az anyagi, vagy valamilyen gamifikációs eszköz.

Sok esetben költséghatékony megoldás lehet alkalmi munkavállalók alkalmazása, de érdemes előre meghatározni a megfelelő munkaerőcsoportot. Első nekifutásra számtani készségeik, az éjszakai munkavégzéshez szükséges fittség és rugalmasság, valamint a modern eszközök használatát megkönnyítő technológiai ismeretük miatt, a fiatal diákok tökéletes alanynak tűnnek. Persze az ellenérvek között minduntalan felmerülnek olyanok, mint a megbízhatatlanság, vagy a nem megfelelő komolyság. Ne felejtsük azonban el, hogy a felelősségvállalás, és a minőségi munka utáni igény főként személyiségi, nem pedig korosztályi jellemző, így ezzel a problémával ugyanúgy találkozhatunk idősebbeknél, mint fiataloknál. Ráadásul az iskola miatt a diákság sokkal inkább képes az éjszakai munka megbecsülésére, hiszen az időbeosztás miatt ez számukra előny. Továbbá éppen a már emlegetett tulajdonságok miatt (technológia ismeret, fizikai és szellemi fittség stb.), az újabb generáció munkavégzése nemcsak gyorsabb, de sokszor kevesebb hibázással jár. Természetesen a munkába állást megelőzően érdemes teszteket végezni, illetve akár mini-interjúra is behívni a jelentkezőket, de egy kis odafigyeléssel a diákokból igazán hatékony munkaerőt kaphatunk.

A felsőoktatás leltári projektekben való hatékony alkalmazásához, és a rendszer hathatós fenntartásához hat fontos dolog együttállása szükséges: 

• Széleskörű HR adatbázis
• Hatékonya kiválasztó rendszer
• Eredményes oktatás
• Motivált leltározó
• Konzekvens koordináció
• Vezetői visszacsatolás

A momentin a fentiek felsorakoztatásával eredményesen tudja alkalmazni a felsőoktatás hallgatóságát a leltári projektekben.