FORRÁS: www.momentin.hu

leltározással kapcsolatos törvényi kötelezettségeinknek kétféle módon tehetünk eleget: vagy egyeztetéssel (analitikák és főkönyv), vagy mennyiségi felvétellel. Bejegyzésünkben igyekszünk irányt mutatni, és reményt adni a mennyiségi felvétellel történő leltárfelvétel kalandos útvesztőiben, hogy a következő leltáresemény gördülékenyebben mehessen végbe.

A vállalkozások életében, illetve az üzleti tevékenységek során különböző leltári igények keletkezhetnek, melyek elvégzéséhez elengedhetetlen a megfelelő leltározási módszertan és technológia kiválasztása. Hogy pontosan milyen módszertanok ismertek, illetve melyiket, mikor érdemes választanunk? Íme a lehetőségek:

• Vak leltár: A számolási tevékenység teljes körű egyeztetés nélkül fejeződik be. Az ellenőrzés csak mintavétellel történik.

• Ikerleltár: Egymástól függetlenül két különböző leltározó ugyanazt a terméket egyszer-egyszer megszámolja. A számolási eredmények összevetését követően a különbözőségeket még egyszer egy, harmadik leltározó megszámolja. Ha a harmadszorra számolt mennyiség az első kettő valamelyikével megegyezik, akkor azt elfogadjuk végleges eredménynek, ha nincs egyezés, akkor egy negyedik ember is megszámolja, szuperellenőrzi, és az ő számolási eredményét tekintjük véglegesnek.

• Tükörleltár: A vállalatirányítási rendszer elméleti készletértékeivel vetjük össze a számolt értékeket (lokáció, vagy termék alapon), és a különbözőségeket újraszámoljuk.

• Statisztikai mintavételes leltár: Matematikai-statisztikai alapon választott cikkszám/lokáció kerül kiválasztásra, majd mennyiségi felvételre. A kiválasztott számolt eredményeket összevetjük az elméleti készletértékkel, és amennyiben a különbözőségek mértéke nem sérti a készlet teljességére vetített eltérés előzetesen várt mértékét, akkor a leltár befejezhető. (Magyarországon ez a típus viszont nem tekinthető mérleg alátámasztó leltárnak)

A választást döntően a módszertanok által nyújtott pontosság és költségtényezők befolyásolják. 

A vak leltár mind a pontosság, mind a költségek tekintetében az alacsony színvonalat képviseli. Így ennek alkalmazása alacsony értéksűrűségű, tömegtermékek esetén ajánlatos.

A statisztikai mintavételes leltárhoz elengedhetetlen a pontos elektronikus készletnyilvántartás, következésképpen a könyv szerinti érték és az aktuális érték maximum 2%-ban térhet el. Jellemzően raktárakban használjuk ezt a módszertant, ahol a készletmennyiség igen magas (minimum 1000 db-os szortiment, termékféleség), és fennáll a Pareto-elv, azaz, hogy a szortiment 20%-a képviselje a készletérték 80%-át. Előnye, hogy alacsony költség mellett számos esetben elfogadható pontosságot nyújt.

Az ikerleltár alkalmazása akkor célszerű, amikor nincs folyamatos elektronikus készletnyilvántartás, vagy annak működtetése meglehetősen laza keretek között történik. Az ikerleltár erőforrás igénye a többi módszertanhoz képest nagyobb mértékben függ a számolók/szkennelők pontosságától, monotonitástűrő képességétől. Ezen leltártípus költségterhe legalább közepes értéksűrűségű termékek esetén javasolt.

A tükörleltár közepes költség mellett magas pontosságot biztosít, így alkalmazási területét tekintve elsősorban raktárakban célszerű, de kiskereskedelemben is erősen ajánlott. A kiskereskedelemben a hatékony lebonyolítás szakszerű előkészítést igényel a leltári szempontból könnyen kezelhető tárhely szintű készletinformációk hiánya miatt. Pontossága tapasztalataink szerint csak kicsivel múlja alul a tükörleltári módszertan által biztosítottat, bár ennek megítélése számos tényezőtől függ.

A leltározási módszertan kiválasztásának jelentős hatása van a valós készletmennyiség pontos meghatározására, de ezen kívül még az objektivitás is kardinális jelentőséggel bír.

Az objektivitásnak alapvetően két sarokköve van:

• Az egyik, hogy nem alkalmazunk olyan módszert, ahol a leltározó előtt ismertté tesszük az elméleti készletértéket, mert az túlságosan „megvezetheti” számolási motivációját.

• A másik pedig, hogy úgy alakítjuk ki a csapatot, hogy ne legyen olyan leltározó, aki a mindennapi munkája során is az adott készlettel foglalkozna, mert így elvesszük a teret arról, hogy „háttér kalkulációk” mentén alakuljon ki a leltár eredmény.

Az objektivitás emberi tényezőjének minimálisra csökkentése, vagy eliminálása meglehetősen nehéz feladat, amíg az ember a saját keretein belül gondolkodik, de kitekintve található olyan szolgáltató ma a magyar piacon, aki ezt a nehézséget ki tudja küszöbölni.

Leltározás, mint kiszervezett tevékenység

A leltározási feladatot olyan vállalat látja el, melynek ez a kulcstevékenysége, így azt a megbízó vállalatnál hatékonyabban, akár magasabb minőségi szinten képes elvégezni. Eközben pedig a megbízónak is több szabad kapacitása marad, melyet saját főtevékenysége ellátására allokálhat.

Kiszervezéssel olyan előnyökre tehet szert, mint a

• pontos, objektív kép a készletállományáról

• kontrollálható leltározási költség

• legkedvezőbb időszakban elvégzett leltár (éjszaka, vasárnap, ünnepnapokon stb.)

• fő feladatukra koncentráló, elégedett dolgozók.

Így a leltározás kiszervezése nem csak nagyobb költséghatékonyságot, és a mindennapi tevékenységek gördülékenységét jelenti, hanem ekkor élhetünk a régi mondás erényével is, miszerint

„a megfelelő ember a megfelelő munkát végezze”

KÉSZÍTETTE: Puskás Eszter & Takács András