FORRÁS: www.momentin.hu

Előző cikkünkben a leltári menedzser szerepéről írtunk, de egy nagy létszámú (80-100 fő) leltár lebonyolításához legtöbbször nem elegendő egyetlen vezető. Egy profi csapat kell, hogy körülvegye, akik szinte egymás gondolatait olvasva végzik a folyamatszabályok által megkövetelt tevékenységeiket, és támogatják a leltár menedzsert a feladata minél magasabb minőségű elvégzésében.

Amennyiben nincs a precíz menedzsment csapat, úgy a leltári tevékenység hatékonysági foka nagymértékben sérülhet (akár 30-40%-kal is). Ahogy Andrew Carnegie mondta

"Elveheted a gyáramat, a pénzemet, de hagyd meg az embereimet, és kevesebb, mint két éven belül ugyanott leszek, ahol ma."

A fenntartható rendszerstruktúra érdekében érdemes a teljes folyamatot irányító menedzser és a leltározók közé egy középső irányítási szintet beiktatni. Ezzel a lépéssel nagymértékben leegyszerűsíthető és gyorsítható az információáramlás, továbbá a feladatkörök pontos meghatározásával elérhető az összes munkafolyamat folyamatos, kellő mélységű felügyelete.

A leltári menedzsernek tehát célszerű kiválasztani egy csapatot, akiknek feladata a leltározók operatív koordinálása, és a menedzser informálása. Ehhez azonban szükséges, hogy a kijelölt csapat tagjai funkcionálisan el tudják helyezni magukat a teljes folyamatban. Kiválasztásuknál, a menedzserhez hasonlóan fontos a rendszerszemlélet, továbbá hogy az egymást kiegészítő tulajdonságú emberek közötti csapatszellem kialakítása.

Mivel a csoport egyik alapvető funkciója a menedzser tehermentesítése, lényeges, hogy a vezetésük alá tartozó részfolyamatban felmerülő fennakadásokat önállóan és hatékonyan hárítsák el. A menedzsernek tehát fontos nagy hangsúlyt fektetni olyan koordinátorok kijelölésére, akik az adott szituációban „mini-menedzserként”:

• képesek irányítani a dolgozókat
• jól átlátják a hozzájuk tartozó részfolyamatot
• ezáltal képesek a felmerülő problémák megoldására
• megfelelő kommunikációval egyfajta áthidaló szerepet a képesek betölteni a leltározók és a menedzser között.

 FORRÁS: www.momentin.hu

Első elképzelésre talán meglepő lehet egy, a közhiedelemnek megfelelő öltönyös vezetőt, mint menedzsert, elképzelni egy éjszakai leltározás során a raktárban. De vonatkoztassunk el a szó általánosított értelmétől és tekintsük át, mi is rejlik valójában a „menedzser” elnevezés mögött.

A menedzsmenthez sorolhatunk minden olyan, az erőforrásokra irányuló tervezési, szervezési, irányítási és döntéshozatali folyamatot, melynek célja a legeredményesebb és leghatékonyabb működés megvalósítása. Egy menedzser legfontosabb feladata a problémamegoldás, mégpedig az emberek által.

Így már könnyen azonosítható a „menedzser” elnevezés a leltárt megszervező, az embereket irányító, a felmerülő problémákat megoldó vezetővel.

Ezek alapján nézzük át, melyek is egy menedzser legfontosabb tulajdonságai.

• Érzelmi intelligencia

Mivel egy menedzser sikere legfőképp az általa vezetett emberek tevékenységével mérhető, így fontos, hogy az alkalmazottakból a maximumot hozza ki. Ennek pedig elengedhetetlen feltétele, hogy az érzelmi állapotuknak megfelelően motiválóan hasson rájuk.

A leltározásnál, mint klasszikus határidős, általában éjszaka végzendő feladatnál különösen fontos az, hogy érzékelni tudjuk kollégáink energiaszintjét, és érzelmeit, majd annak megfelelően le is tudjuk reagálni azokat. Például ne adjunk egy láthatóan fáradt, érzelmileg terhelt leltározónak úgynevezett „molyolós” feladatot (sok apróságot tartalmazó leltárhely), mert nagy valószínűséggel téveszteni fog, aminek a korrekciója jóval nagyobb energiákat emésztene fel, mint az a „veszteség idő” ha az adott dolgozót egy frissítő szünetet követően vetnénk be az állapotának megfelelő feladatban. Fontos megfigyelés, hogy fáradtan másként gondolkodik az ember.

• Jó kommunikációs képesség

Ahhoz, hogy az emberek jól elvégezzék a rájuk osztott feladatot, az első lépés, hogy pontosan megértsék, mit is várunk tőlük. Egy menedzsernek fel kell készülnie arra, hogy a lehető legkülönbözőbb képzettségű, és gondolkodású emberrel kell megértetnie magát. Ez egy leltári menedzser esetén is fokozottan igaz, hiszen több 10, vagy akár 100 emberrel is dolgozhat egyidejűleg, továbbá mindig változhat a dolgozói csoport összetétele.

A leltározás során egy leltári menedzsernek egyszerre több szintű, pozícióban elhelyezkedő dolgozókkal kell megértetnie magát, mint a(z)

• tulajdonos,
• áruház/raktárvezető,
• auditálást végző könyvvizsgáló, és/vagy
• belső ellenőr,
• leltározó
  
  

• Szervezőképesség

A menedzser feladata egy egész munkafolyamat lépésekre való felosztása, a feladatok résztvevők közötti kiosztása. Ennek megszervezéséhez olyan vezető szükséges, aki képes az egész tevékenységet a részfolyamatokkal és az erőforrásokkal integráltan szemlélni. Egy leltár hatékony lebonyolításának a megfelelő szervezés elengedhetetlen feltétele.

„Semmi sem különösen nehéz, ha kis munkákra osztod.”

Henry Ford

A szervező képesség akkor derül ki igazán amikor egy esemény megszervezése nem a mindennapok rutinján alapszik, a leltári tevékenység meg éppen ilyen ritkán fordul elő (nincs második esély), és mégis flottnak és pontosnak kell lennie.

• Pontosság és precizitás (professzionizmus)

Tekintve, hogy a menedzser keze által áll össze több ember kisebb munkájából a teljes, nagy értéket képező végeredmény, az csak annyira lehet precíz, mint amennyire a vezető. Fontos, hogy döntéseit mindig szakmai alapokon, a szempontok mérlegelésével hozza meg, és ezek helyességet alá tudja támasztani. A precizitás kiemelkedően fontos egy leltári menedzser esetében, hiszen a munkája szinte közvetlen ráhatással van a leltár eredményére, melyek alapját képezik a leltárt követő éves beszerzési kalkulációknak.

• Együttműködés másokkal

Mivel a menedzseri feladat az egész munkafolyamat átlátása, így nem is várható el egy-egy résztevékenység aprólékos ismerete. Azonban nagyon sok fejlesztési lehetőség éppen ezekben rejlik, melyeket a menedzser csak akkor ismerhet fel, ha képes együttműködni, közösen dolgozni a feladatot végző munkatársakkal.

Például, nem feltétlen várható el a leltári menedzsertől, hogy minden leltárba veendő termék vonalkódjainak számosságát, és annak helyességét ismerje (mert igen vannak olyan termékek, melyek csomagolása, akár egynél több vonalkódot is tartalmazhat), viszont működtetnie kell egy olyan információs platformot, ahol az operatív leltározók (folyamatirányítók, számolók) megoszthatják folyamatfejlesztési elképzeléseiket, amire természetesen választ is kapnak.

• Jó megfigyelőképesség

A folyamatok átlátásához, értelmezéséhez elengedhetetlen a jó megfigyelőképesség, mely fizikai folyamatokra ugyanúgy vonatkozik, mint egy megbízó által kommunikált igény megértésére.

A leltár során számtalan jelölést használhatunk a leltárba veendő/nem veendő termékek, a leltárzónák jelölésére, vagy a speciálisan kezelendő termékek egyértelmű jelzésére, mindezt gyakran több 1000 m2-en kell megtenni, és akár csak ekkor is rendkívüli jelentősége van a jó megfigyelőképességnek, mert az adott esetben, helytelen, vagy hiányos jelölések hibákhoz vezethetnek, melyek javítási ideje akár 3-4-szer annyi idő is lehet, mint a korrekt kijelölés elvégzése.

• Folyamatos tanulás

Egy menedzsernek, ahhoz hogy minőségi munkát adjon ki a kezéből egyrészt mindig naprakésznek kell lennie a szakmájával kapcsolatos ismeretekkel, továbbá nem szabad elfelejtenie, hogy bármennyire is jól végzi a munkáját, mindig a tökéletességre való igyekvés kell, hogy a szeme előtt lebegjen. Leltározás tekintetében mindig vannak újabb, jobb adatgyűjtő eszközök, adott esetben jogszabályi változások továbbá mindig törekednie kell a hatékonyabb, adott feltételeknek jobban megfelelő szervezési megoldások kidolgozásán.

• Problémamegoldó képesség

A menedzser kötelességei közé tartozik az általa működtetett rendszer zavartalan működésének fenntartása. Bármilyen váratlan helyzetben képesnek kell lennie a teljes folyamat ismeretével, valamint saját kreativitásával megoldani a problémát. Egy leltárfelvétel esetén is számtalan nem várt esemény következhet be, melyet a lehető leggyorsabban kell megoldani annak érdekében, hogy a munkafolyamat ne, vagy minél rövidebb időre álljon meg.

 FORRÁS: www.momentin.hu

Előző alkalommal már írtunk a mennyiségi felvétel készítés kötelező és hasznos tulajdonságairól, valamint a készletkezelés szigorú és folytonosságot biztosító kontrollálhatóságának módszereiről (Általánosságban a leltárról posztunk). Most ezek hogyanjának egy alternatívájáról fogunk írni.

Az ügy fontossága kötelező jellegéből adódóan kardinális, üzemeltetés szempontjából szinte elengedhetetlen. Mégis azt lehet észrevenni a cégek leltári tevékenységéből, hogy nem fordítanak megfelelő mértékű figyelmet a mennyiségi felvétel fejlesztési lehetőségeire. Hogy miért? Talán azért, mert évente csak egyszer csinálják (jobb esetben), így nem éri el azt a küszöbszintet a tevékenység, hogy plusz erőforrást allokáljanak a tevékenység fejlesztésére. Pedig bizony, az olyan feladatok elvégzésében, ahol több tíz, vagy akár száz ember egyidejű koordinációjára van szükség ott, biztosan van a rendszerben mindig jó néhány %-nyi termelékenységi tartalék. De nézzük, hogy lehet ezeket a tartalékokat kiaknázni.

Tekintve, hogy specializált tevékenység (nem feltétlen része a mindennapi munkavégzésnek) és viszonylag magas idő- és munkaerő-ráfordítást igényel, célszerű lehet szakosodott csoportot kijelölni, aki csak ezzel foglalkozik, bár ehhez szükség van egy megfelelően nagy cégméretre is (hogy gazdaságilag megérje), vagy egy specializált céget megbízni a feladattal, tehát kiszervezni. Nézzük ezeket egy kicsit részletesebben.

Mit érdemes mással csináltatni?

Elsősorban a nem főprofilhoz tartozó tevékenységeket célszerű kiszervezni (mert főprofilban ugye minden esetben a célunk, hogy „mi” legyünk a legjobbak a piacon – így van ezzel a specializált leltári szolgáltató is). Így van esélyünk koncentráltabb figyelmet szentelni cégünk igazán fontos tevékenységeire, amiből a bevétel, profit származik.

Szakosodott csoportot kijelölni

Szakosodott csoportot akkor érdemes kijelölni, ha a leltározandó hálózatunk megfelelően nagy (több száz kisebb üzlet, vagy több tíz nagy áruház/raktár). Ebben az esetben tudjuk fenntartani a leltári csapatunkat, folyamatosan foglalkoztatni, ekkor lehet tisztán pénzügyi szempontból értelme kialakítani egy ilyen csoportot. Ekkor lehet a mennyiségi felvétel folyamatait fejleszteni, mert ekkor éri el azt a bizonyos küszöbszintet a folyamat. De mi az, amivel szembe kell néznünk

• óhatatlan a leltári csoport és az ellenőrzés alá vett dolgozók „összemelegedése”, így az objektivitáson is csorba eshet
• fenn kell tartani egy olyan eszközparkot, amivel a leltározást le lehet bonyolítani à olyan költség, ami nem feltétlen a közvetlen értékteremtést szolgálja
• a leltározásra fordított költségek nem feltétlen egyértelműen kontrollálhatók

Specializált céget megbízni

Ennek lényege, hogy mivel a feladatot olyan vállalat látja el, melynek ez a kulcstevékenysége, így azt a megbízó vállalatnál hatékonyabban, akár magasabb minőségi szinten képes elvégezni. Eközben pedig a vállalatnak is több szabad kapacitása marad, melyet saját főtevékenységei ellátására, fejlesztésére fordíthat.

Mivel a szolgáltató vállalat specializáltsága miatt hatékonyabban tudja elvégezni a kiszervezett feladatot, így ezzel a lépéssel akár lényeges költségcsökkentést érhetünk el. Továbbá az outsourcing fontos előnye, hogy az eddigiekben akár rejtett költségként megbúvó leltári költségek a kiszervezéssel transzparenssé válnak, mely a pénzügyi tervezhetőség egyik kulcs eleme.

Illetve olyan előnyökre tehetünk szert, mint a(z)

• egyszeri, kontrolálható költségként jelenik meg a leltározási tevékenység (nem az egyéb költségek sorát bővíti)
• objektív képet kap a vállalat a készleteiről → Specializált cégnek ez létfontosságú (!) (nem az ellenőrzi (leltározza) a készletet, aki évközben kezeli…)
• a leltárszoftver és adatgyűjtő eszközök karbantartásának, modernizálásának költségét átvállaljuk
• mi folyamatosan azon gondolkodunk, hogyan lehetne hatékonyabban leltározni
• dolgozói mindig a fő feladatukra tudnak koncentrálni (például egy áruházban az eladásra, egy raktárban a komissiózásra, folyamatfejlesztésre stb.) → nő a vevői elégedettség (!)
  
  • nem kell foglalkozni a rendkívüli munkaidő beosztással,
  • nem kell szívességet kérni,
  • nem kell szabadságként kiadni a leltáridőt 
• kiszűrjük az idegen/számla nélküli árukezelést
• minden egyes termék leltárba kerül, mert egy specialista szemét nem csalja az „üzemi vakság”, így a napi rutin nem torzítja el a valós képet.
• személyre szabott és részletezett készletértékeket biztosítunk
• a mindennapi munkavégzését nem befolyásoljuk (észrevétlen beszállító szerepét képviseljük)
• a pontosság a specialistának létkérdés(!).

FORRÁS: www.momentin.hu

Általánosságban mondhatjuk, hogy különböző nézőpontok tükrében két komoly jelentőséget tulajdonítunk magának a leltározásnak.

• számviteli szempontból a cég pénzügyi beszámolóihoz szükséges, kötelező leltár jut eszünkbe, illetve
• gyakorlati szempontból szeretnénk tisztába lenne azzal, hogy mi az amink van és abból pontosan mennyi, hogy a beszerzés, is pontos adatokból dolgozhasson.

Tehát kötelező jellege mellett kifejezetten hasznos is.

A leltár kötelező

Azonban először tekintsük át, hogy a leltár, mint mennyiségi felvétel, mikor és milyen keretek között számít kötelezőnek. A számviteli törvény szerint a vállalkozónak a mérlegtételek alátámasztásaként minden üzleti év zárásakor leltárkészítési kötelezettsége van (2000. évi C. törvény 69§ (1)). A leltárt folyamatos (a számviteli alapelveknek megfelelő) nyilvántartás esetén 3 évente törvényi előírás szerint kötelező mennyiségi felvétellel alátámasztani.

A jogszabály szerint a mennyiségi felvétel abban az esetben mérleg alátámasztó erejű, ha annak felvételét a mérlegfordulónapot megelőző, vagy az azt követő negyedéven belül végezzük el. (például: ha a mérlegforduló nap december 31. akkor mérleg alátámasztó mennyiségi felvételnek a tárgyév október 1-je és a tárgyévet követő év március 31-e között végbe kell mennie.)

A leltár értéket teremtő

A leltár fogalma a számviteli szakirodalom illetve a gyakorlat alapján

olyan részletes kimutatást jelent, amely a vállalkozó eszközeit és az eszközök forrásait tételesen egy adott időpontra vonatkozóan, mennyiségben is értékben is tartalmazza.

Ez alapján könnyen felismerhető, miben rejlik a hasznossága:

A leltár mennyiségi felvétele a beszerzési stratégia alapját jelentő pontos, valós (!) készletinformációt biztosítja.

A tudatos vállalkozások pénzt, energiát és időt nem kímélve törekszenek hatékony beszerzési stratégiák kialakítására, mellyel kielégíthetők a piaci és üzleti elvárások is, de látni kell, hogy ezek a befektetések csak akkor fognak megtérülni, ha a kiinduló adatok (készletinformáció) valóban pontos, valós alapokon nyugodnak.

Így a leltárból származó információk révén magasabb vevőkiszolgálási szintet érhetünk el, mellyel nagyobb bevételre is lehetőség nyílik.

A leltárra tehát érdemes nagy figyelmet fordítani, hiszen nem csak vállalatunk hivatalos megbízhatóságát támasztja alá, de azáltal, hogy a pontos készletinformációt biztosít még a készletezési stratégiánk hatékony működését is biztosítja!

Hogyan kezeljem szigorúan a készleteimet?

A valós fizikai készletek meghatározása megbízható ellenőrzést jelent a készletek tudatosan szigorú kezelésének ellenőrzésére, de hogy hogyan?

• a leltári időperiódusok csökkentésével: kötelező jelleggel 3 évente kell fizikai mennyiségi felvételt készíteni, de 3 év alatt, ahogy mondani szokás „sok víz lefolyik a Dunán” és azt mi sem akarhatjuk, hogy sok minden „kifolyjon” a raktárunkból/boltunkból. Minél többször ellenőrzünk valamit/valakit annál közelebb lesz a (leltár)eredményünk az elvárthoz (nagyszámok törvénye szerint (a valószínűség-számítás alapvető tétele): egy kísérletet sokszor elvégezve az eredmények átlaga egyre közelebb lesz a várható értékhez)

és/vagy

• a leltár időpontjának váratlan kijelölésével további kontroll helyezhető a készletért felelős személy(ek)re, mellyel elkerülhetőek a meglepő mértékű készletkülönbségek. Ennek alátámasztására a statisztika egyszerű véletlen mintavételi eljárására kell csak gondolnunk. Ennél a módszertannál az esélyegyenlőség a legfontosabb alapelv, mert így az előre meghatározott szabályok segítségével az akaratlan vagy szándékos torzítások a lebonyolítás során kiküszöbölhetők. Ez biztosítja, hogy a minták eredményei reprezentatív módon mutathassák be a teljes sokasságot. Esetünkben mindegyik nap egyenlő eséllyel kerülhet mennyiségi felvétel kitűzött napjává, így tehát, ha meglepetésszerű rendkívüli leltári megoldás választjuk, akkor esélyünk van a készletkezelés szinte folyamatos fizikai kontrolljára.