FORRÁS: www.momentin.hu

Első elképzelésre talán meglepő lehet egy, a közhiedelemnek megfelelő öltönyös vezetőt, mint menedzsert, elképzelni egy éjszakai leltározás során a raktárban. De vonatkoztassunk el a szó általánosított értelmétől és tekintsük át, mi is rejlik valójában a „menedzser” elnevezés mögött.

A menedzsmenthez sorolhatunk minden olyan, az erőforrásokra irányuló tervezési, szervezési, irányítási és döntéshozatali folyamatot, melynek célja a legeredményesebb és leghatékonyabb működés megvalósítása. Egy menedzser legfontosabb feladata a problémamegoldás, mégpedig az emberek által.

Így már könnyen azonosítható a „menedzser” elnevezés a leltárt megszervező, az embereket irányító, a felmerülő problémákat megoldó vezetővel.

Ezek alapján nézzük át, melyek is egy menedzser legfontosabb tulajdonságai.

• Érzelmi intelligencia

Mivel egy menedzser sikere legfőképp az általa vezetett emberek tevékenységével mérhető, így fontos, hogy az alkalmazottakból a maximumot hozza ki. Ennek pedig elengedhetetlen feltétele, hogy az érzelmi állapotuknak megfelelően motiválóan hasson rájuk.

A leltározásnál, mint klasszikus határidős, általában éjszaka végzendő feladatnál különösen fontos az, hogy érzékelni tudjuk kollégáink energiaszintjét, és érzelmeit, majd annak megfelelően le is tudjuk reagálni azokat. Például ne adjunk egy láthatóan fáradt, érzelmileg terhelt leltározónak úgynevezett „molyolós” feladatot (sok apróságot tartalmazó leltárhely), mert nagy valószínűséggel téveszteni fog, aminek a korrekciója jóval nagyobb energiákat emésztene fel, mint az a „veszteség idő” ha az adott dolgozót egy frissítő szünetet követően vetnénk be az állapotának megfelelő feladatban. Fontos megfigyelés, hogy fáradtan másként gondolkodik az ember.

• Jó kommunikációs képesség

Ahhoz, hogy az emberek jól elvégezzék a rájuk osztott feladatot, az első lépés, hogy pontosan megértsék, mit is várunk tőlük. Egy menedzsernek fel kell készülnie arra, hogy a lehető legkülönbözőbb képzettségű, és gondolkodású emberrel kell megértetnie magát. Ez egy leltári menedzser esetén is fokozottan igaz, hiszen több 10, vagy akár 100 emberrel is dolgozhat egyidejűleg, továbbá mindig változhat a dolgozói csoport összetétele.

A leltározás során egy leltári menedzsernek egyszerre több szintű, pozícióban elhelyezkedő dolgozókkal kell megértetnie magát, mint a(z)

• tulajdonos,
• áruház/raktárvezető,
• auditálást végző könyvvizsgáló, és/vagy
• belső ellenőr,
• leltározó
  
  

• Szervezőképesség

A menedzser feladata egy egész munkafolyamat lépésekre való felosztása, a feladatok résztvevők közötti kiosztása. Ennek megszervezéséhez olyan vezető szükséges, aki képes az egész tevékenységet a részfolyamatokkal és az erőforrásokkal integráltan szemlélni. Egy leltár hatékony lebonyolításának a megfelelő szervezés elengedhetetlen feltétele.

„Semmi sem különösen nehéz, ha kis munkákra osztod.”

Henry Ford

A szervező képesség akkor derül ki igazán amikor egy esemény megszervezése nem a mindennapok rutinján alapszik, a leltári tevékenység meg éppen ilyen ritkán fordul elő (nincs második esély), és mégis flottnak és pontosnak kell lennie.

• Pontosság és precizitás (professzionizmus)

Tekintve, hogy a menedzser keze által áll össze több ember kisebb munkájából a teljes, nagy értéket képező végeredmény, az csak annyira lehet precíz, mint amennyire a vezető. Fontos, hogy döntéseit mindig szakmai alapokon, a szempontok mérlegelésével hozza meg, és ezek helyességet alá tudja támasztani. A precizitás kiemelkedően fontos egy leltári menedzser esetében, hiszen a munkája szinte közvetlen ráhatással van a leltár eredményére, melyek alapját képezik a leltárt követő éves beszerzési kalkulációknak.

• Együttműködés másokkal

Mivel a menedzseri feladat az egész munkafolyamat átlátása, így nem is várható el egy-egy résztevékenység aprólékos ismerete. Azonban nagyon sok fejlesztési lehetőség éppen ezekben rejlik, melyeket a menedzser csak akkor ismerhet fel, ha képes együttműködni, közösen dolgozni a feladatot végző munkatársakkal.

Például, nem feltétlen várható el a leltári menedzsertől, hogy minden leltárba veendő termék vonalkódjainak számosságát, és annak helyességét ismerje (mert igen vannak olyan termékek, melyek csomagolása, akár egynél több vonalkódot is tartalmazhat), viszont működtetnie kell egy olyan információs platformot, ahol az operatív leltározók (folyamatirányítók, számolók) megoszthatják folyamatfejlesztési elképzeléseiket, amire természetesen választ is kapnak.

• Jó megfigyelőképesség

A folyamatok átlátásához, értelmezéséhez elengedhetetlen a jó megfigyelőképesség, mely fizikai folyamatokra ugyanúgy vonatkozik, mint egy megbízó által kommunikált igény megértésére.

A leltár során számtalan jelölést használhatunk a leltárba veendő/nem veendő termékek, a leltárzónák jelölésére, vagy a speciálisan kezelendő termékek egyértelmű jelzésére, mindezt gyakran több 1000 m2-en kell megtenni, és akár csak ekkor is rendkívüli jelentősége van a jó megfigyelőképességnek, mert az adott esetben, helytelen, vagy hiányos jelölések hibákhoz vezethetnek, melyek javítási ideje akár 3-4-szer annyi idő is lehet, mint a korrekt kijelölés elvégzése.

• Folyamatos tanulás

Egy menedzsernek, ahhoz hogy minőségi munkát adjon ki a kezéből egyrészt mindig naprakésznek kell lennie a szakmájával kapcsolatos ismeretekkel, továbbá nem szabad elfelejtenie, hogy bármennyire is jól végzi a munkáját, mindig a tökéletességre való igyekvés kell, hogy a szeme előtt lebegjen. Leltározás tekintetében mindig vannak újabb, jobb adatgyűjtő eszközök, adott esetben jogszabályi változások továbbá mindig törekednie kell a hatékonyabb, adott feltételeknek jobban megfelelő szervezési megoldások kidolgozásán.

• Problémamegoldó képesség

A menedzser kötelességei közé tartozik az általa működtetett rendszer zavartalan működésének fenntartása. Bármilyen váratlan helyzetben képesnek kell lennie a teljes folyamat ismeretével, valamint saját kreativitásával megoldani a problémát. Egy leltárfelvétel esetén is számtalan nem várt esemény következhet be, melyet a lehető leggyorsabban kell megoldani annak érdekében, hogy a munkafolyamat ne, vagy minél rövidebb időre álljon meg.