FORRÁS: www.momentin.hu

Általánosságban mondhatjuk, hogy különböző nézőpontok tükrében két komoly jelentőséget tulajdonítunk magának a leltározásnak.

• számviteli szempontból a cég pénzügyi beszámolóihoz szükséges, kötelező leltár jut eszünkbe, illetve
• gyakorlati szempontból szeretnénk tisztába lenne azzal, hogy mi az amink van és abból pontosan mennyi, hogy a beszerzés, is pontos adatokból dolgozhasson.

Tehát kötelező jellege mellett kifejezetten hasznos is.

A leltár kötelező

Azonban először tekintsük át, hogy a leltár, mint mennyiségi felvétel, mikor és milyen keretek között számít kötelezőnek. A számviteli törvény szerint a vállalkozónak a mérlegtételek alátámasztásaként minden üzleti év zárásakor leltárkészítési kötelezettsége van (2000. évi C. törvény 69§ (1)). A leltárt folyamatos (a számviteli alapelveknek megfelelő) nyilvántartás esetén 3 évente törvényi előírás szerint kötelező mennyiségi felvétellel alátámasztani.

A jogszabály szerint a mennyiségi felvétel abban az esetben mérleg alátámasztó erejű, ha annak felvételét a mérlegfordulónapot megelőző, vagy az azt követő negyedéven belül végezzük el. (például: ha a mérlegforduló nap december 31. akkor mérleg alátámasztó mennyiségi felvételnek a tárgyév október 1-je és a tárgyévet követő év március 31-e között végbe kell mennie.)

A leltár értéket teremtő

A leltár fogalma a számviteli szakirodalom illetve a gyakorlat alapján

olyan részletes kimutatást jelent, amely a vállalkozó eszközeit és az eszközök forrásait tételesen egy adott időpontra vonatkozóan, mennyiségben is értékben is tartalmazza.

Ez alapján könnyen felismerhető, miben rejlik a hasznossága:

A leltár mennyiségi felvétele a beszerzési stratégia alapját jelentő pontos, valós (!) készletinformációt biztosítja.

A tudatos vállalkozások pénzt, energiát és időt nem kímélve törekszenek hatékony beszerzési stratégiák kialakítására, mellyel kielégíthetők a piaci és üzleti elvárások is, de látni kell, hogy ezek a befektetések csak akkor fognak megtérülni, ha a kiinduló adatok (készletinformáció) valóban pontos, valós alapokon nyugodnak.

Így a leltárból származó információk révén magasabb vevőkiszolgálási szintet érhetünk el, mellyel nagyobb bevételre is lehetőség nyílik.

A leltárra tehát érdemes nagy figyelmet fordítani, hiszen nem csak vállalatunk hivatalos megbízhatóságát támasztja alá, de azáltal, hogy a pontos készletinformációt biztosít még a készletezési stratégiánk hatékony működését is biztosítja!

Hogyan kezeljem szigorúan a készleteimet?

A valós fizikai készletek meghatározása megbízható ellenőrzést jelent a készletek tudatosan szigorú kezelésének ellenőrzésére, de hogy hogyan?

• a leltári időperiódusok csökkentésével: kötelező jelleggel 3 évente kell fizikai mennyiségi felvételt készíteni, de 3 év alatt, ahogy mondani szokás „sok víz lefolyik a Dunán” és azt mi sem akarhatjuk, hogy sok minden „kifolyjon” a raktárunkból/boltunkból. Minél többször ellenőrzünk valamit/valakit annál közelebb lesz a (leltár)eredményünk az elvárthoz (nagyszámok törvénye szerint (a valószínűség-számítás alapvető tétele): egy kísérletet sokszor elvégezve az eredmények átlaga egyre közelebb lesz a várható értékhez)

és/vagy

• a leltár időpontjának váratlan kijelölésével további kontroll helyezhető a készletért felelős személy(ek)re, mellyel elkerülhetőek a meglepő mértékű készletkülönbségek. Ennek alátámasztására a statisztika egyszerű véletlen mintavételi eljárására kell csak gondolnunk. Ennél a módszertannál az esélyegyenlőség a legfontosabb alapelv, mert így az előre meghatározott szabályok segítségével az akaratlan vagy szándékos torzítások a lebonyolítás során kiküszöbölhetők. Ez biztosítja, hogy a minták eredményei reprezentatív módon mutathassák be a teljes sokasságot. Esetünkben mindegyik nap egyenlő eséllyel kerülhet mennyiségi felvétel kitűzött napjává, így tehát, ha meglepetésszerű rendkívüli leltári megoldás választjuk, akkor esélyünk van a készletkezelés szinte folyamatos fizikai kontrolljára.